فرض كنید شما قصد دارید متن یك نامه را برای افراد زیادی تهیه كنید. كار طاقتفرسا و سختی خواهد بود اگر تصمیم داشته باشید كه به ازای هر نفر، یك نامه ایجاد كنید و یا متن نامه خودتون رو به تعداد نفرات كپی كند و بعد تك تك نام افراد مورد نظر خودتون را در جای خودش قرار بدهید.
برای این منظور، مایكروسافت ورد، امكانی را در نظر گرفته است كه اصطلاحاً به اون ادغام پستی (Mail Merge) میگویند. از طریق این امكان شما میتوانید فهرستی از اسامی، همراه با مشخصات مورد نظر خودتون تهیه كنید و اون رو در فایلی ذخیره كنید. سپس متن نامه خودتون رو هم در فایل جداگانه ذخیره كنید و در آخر، فایل فهرست را به متن نامه خودتون ارتباط بدهید و خروجی نامهها رو دریافت كنید.
و اما آموزش:
شما ابتدا باید فهرست اسامی كه میخواهید به آنها نامه ارسال كنید در یك فایل جداگانه مثلاً با نام List.doc ذخیره كنید.
به طور مثال این فهرست میتواند شامل سرعنوانهای زیر باشد:
| نام | نام خانوادگی | سمت | سال تولد | شماره شناسنامه | محل تولد |
این فایل به عنوان فایل منبع اطلاعاتی (Data source) مورد استفاده قرار میگیرد.
حالا متن نامه خود را تهیه كنید و محل اسامی و دیگر اطلاعات را با فونت و اندازه دلخواه مشخص كنید.
وقت آن است كه فایل منبع اطلاعاتی خود را به فایل نامه متصل كنید.
با راستكلیك بر روی فضای خالی از منوی ابزار، از لیست منوهای ظاهر شده، نوار ابزار Mail Merge را فعال كنید.
اولین آیكن از این نوار ابزار یك پاكت نامه زرد رنگ را نمایش میدهد. بر روی آن كلیك كنید و از فهرست انواع سند اصلی، نامه (Letter) را انتخاب كنید.
دومین آیكن شبیه جدول و با عنوان Open Date Source است. بر روی آن كلیك كنید و مسیر فایل List.doc را پیدا و open كنید. با این كار، منبع اطلاعات نامه شما به فایل نامه معرفی میشود.
آیكن ششم از این نوار ابزار را جهت درج فیلدهای اطلاعاتی در محل مناسب خود كلیك كنید.
عناوین فیلدها مطابق با سرعنوانهای فایل فهرست شما میباشد.
یكی یكی تمام فیلدهای لازم را در جای خود Insert كنید. عنوان فیلد وارد شده، داخل گیومه قرار گرفته و هنگامی كه بر روی آن كلیك كنید، به رنگ خاكستری در خواهد آمد.
برای دیدن خروجی نامه خود میتوانید بر روی آیكن View Merge Data ( 
) كلیك كنید.
هنگامی كه ظاهر فایل نامه خود را كامل كردید، میتوانید از نامه خود خروجی بگیرید.
با استفاده از آیكنهای حركتی شما میتوانید درون فایل منبع اطلاعاتی حركت كنید و تكتك ردیفهای آن را مشاهده كنید.
بر روی آیكن Merge to New Document (
) كلیك كنید. در پنجره باز شده میتوانید مشخص كنید كه نامه برای كدام یك از ردیفهای منبع اطلاعاتی شما ادغام شود. انتخابهای پیش روی شما، All برای ادغام تمام ردیفها، Current record برای ادغام ردیف جاری(در این مثال، ردیف شماره 17، ردیف جاری در نظر گرفته میشود) و From…. To….. برای ادغام ردیفهای مورد نظر شما در دامنهای كه تعیین میكنید، میباشد.
با كلیك بر روی دكمه Ok فایل جدیدی ایجاد خواهد شد كه در آن، به ازای هر ردیف از فایل منبع اطلاعاتی، یك نامه جداگانه با مشخصات داده شده تهیه میشود.
امیدوارم این آموزش توانسته باشد برای خوانندگان و بهخصوص كسانی كه در ادارات مشغول به كار هستند و مجبورند یك نامه را برای چندین نفر تهیه كنند، مفید باشد.
سلام. عالی بود چقدر به این مطلب احتیاج داشتم ممنونم بزرگوار. منو از تایپ 200 مخاطب مختلف برای یک متن تقدیرنامه نجات دادید. خیلی ممنون
سلام
خوشحالم که این مطلب برای شما مفید بود.
موفق باشید.
سلام
من یه مهدی دیگه هستم. اما همین مشکل رو داشتم. برای مثال فرض کنید می خواهیم لوح تقدیر برای صد نفر درست کنیم. اطلاعات نام و نام خانوادگی و پایه و رشته و نوع مسابقه و مقام اونها مشخصه و به راحتی از اکسل خونده میشه. اما برای عکسشون چکار میشه کرد؟
سلام
به آموزشی در این باره که به تازگی منتشر شده است توجه کنید:
http://weblog.aleyaasin.ir/?p=379
سلام مشکل اینجاست که نام متضامن یک گزینه متغیره و من در منبع اطلاعات برای هرفرد باید تعداد بیشماری متضامن در نظر بگیرم که اصلا منطقی نیست
با سلام ؛سید جان واضح بگم بنده با استفاده از این روش گواهی ضمانت صادر کردم من در هر کدام از این گواهی ها بادونفر سرو کار دارم اول ضمانت کننده و دوم ضمانت شوندهبرای نفر اول مشکلی وجود ندارد چون با استفاده از قسمتfind recipient اون رو پیدا میکنم ولی برای نفر ضمانت شونده منبع اطلاعات جداگانه ای لازم دارم آیا میتونم همزمان در یک صفحه از دو منبع اطلاعاتی استفاده کنم؟
این رو هم به توضیحاتم اضافه کنم من در این کار از یک نامه سه نسخه ای استفاده می کنم که عبارت از سه فرم A5 است وهنگامی که نام شخصی رو سرچ میکنم نام شخص مورد نظر و اطلاعات دلخواهم در سه برگه ظاهر می شود واین کار من رو خیلی راحت تر کرده .
سلام
ببینید! شما میتوانید یک فهرست را به فایل خود متصل نمایید.
جدول منبع اطلاعاتی شما میتواند شامل ستون(یا فیلد)های متعددی باشد. مثلاً نام و نام خانوادگی ضامن، نام و نام خانوادگی متضامن، شماره پرونده، تاریخ تشکیل پرونده و….
در یک صفحه شما میتوانید تمام این فیلدها را اضافه کنید و بعد هم همان طور که گفتید، با find recipient روی آنها جستجو انجام دهید.
سلام ممنون از مطلب مفیدتون واقعا براب من خیلی کاربردی بود
ولی یه سوال داشتم ؛آیا میشه در یک صفحه نام دو نفر رو جداگانه سرچ کنم؟ منون میشم اطلاع بدید چون واقعا نیاز دارم ممنون از لطفتون
سلام
متوجه منظورتون نشدم.
این دیدگاه مربوط به کل سایت می باشد.
با سلام من تازه با این سایت آشنا شده ام . سایت خوبی است ازتون تشکر می کنم به خاطر زکاتی که برای علموتون می پردازد .
با توجه به این که بنده مطالعاتی در خصوص نرم افزارهای آفیس داشته و همچنین نزدیک به 10 سال تجربه از تایپ تا ویرایش کتاب را نیز داشته ام خوشحال می شم اگه بتونم در بالابردن آگاهی هم وطنان به شما کمک کنم .
با تشکر
باعرض سلام و خسته نباشید نمیدونم این پست و نظرات مرتبط با اون رو هنوز چک میکنی یا نه .امیدوارم بعد گذشت چند سالی که گذشته من شانس بیارم و به سئوالم جواب بدین . من میخواستم از ت اموزش ((ادغام پستی (تهیه یک نامه برای چندین نفر)پنج شنبه، ۲۸ خرداد ۱۳۸۸ )) در ورد 2007 استفاده کنم ولی با راهنمایی های شما که ظاهراً برای ورد 2003 بود موفق نشدم .ممنون میشم اگه برای ورد 2007 توضیح بدین با تشکر فراوان
سلام
من همیشه همه نظرات کاربران این سایت را چک میکنم.
مبنای کار در هر دو نسخه از ورد، یکی هست.
شما بگو تا کجا را انجام دادی، و کجاها مشکل داری، من ادامه را راهنماییت میکنم.
مطلب مفیدی بود. برای من بعد از پنج سال از تاریخ نوشتنش مفید بود هنوز. نه این که با word آشنایی کافی نداشته باشم ولی هیچ وقت از این امکاناتش استفاده نکرده بودم تا حالا. به هر صورت ممنون.
میشه جوابم را سریعتر بدید
با تشکر
مهدی
فكر كنم منظور شما این بود كه در لیست نام افراد را به همراه تصاویر داشته باشیم و بعد تك تك براشون نامه با تصویر بزنیم؟!
متأسفانه من همچین امكانی رو در ورد سراغ ندارم.
موفق باشید.
باسلام
ببخشید اگر بخواهیم عکس افراد همزمان در فرم چاپ شود چه باید کرد
باتشکر
مهدی
سلام
متأسفانه متوجه منظورتون نشدم. اگه میشه واضحتر سؤال بفرمایید.
سلام
به آموزشی که در رابطه با پرسش شما به تازگی منتشر شده است توجه کنید:
http://weblog.aleyaasin.ir/?p=379
موفق باشید وب سایت خیلی مفید وآموزنده ای دارید
سلام
جمیل جداً و ممتاز
حقیر قبلاً آبونه ی وب آموزش ورد بودم که به روز نمی شد ولی در حین وب گردی بطور کاملاً اتفاقی به خواست حضرت حق با وب آموزشی پر مغزتان آشنا شدم و با اجازه تان آبوبه خوراکش شده پست مربوط به تای گرد (ة) را با ذکر منبع در شذرات خود جهت استفاده مخاطبین ارجمندکه تقریباً روزانه به 200 بازدید می رسد به نمایش گذاشتم ؛ امید که حلال نموده برای استفاده از دیگر مطالب ارزشمندتان رخصت مرحمت نمایید .
وشکراً ؛ مدیر وب شذرات : کاکا بغیازی